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Comment gérer les données personnelles des candidats en conformité avec le RGPD ? 🫆

Table des matières

Table des matières

    La gestion des données personnelles des candidats est un enjeu crucial pour votre organisation. Cet article vous guide dans la mise en conformité RGPD de votre processus de recrutement, de la collecte du consentement à l'anonymisation des données.

    ⚖️ Comprendre le cadre légal RGPD

    Depuis 2018, la réglementation RGPD impose des règles strictes concernant le traitement des données personnelles des candidats. Votre organisation doit respecter plusieurs obligations :

    • Obtenir le consentement explicite des candidats
    • Limiter la durée de conservation des données
    • Permettre l'exercice du droit à l'oubli
    • Assurer la transparence sur l'utilisation des données

    La durée de conservation par défaut est fixée à 2 ans, conformément à la délibération de la CNIL de 2002.

    👍 Configurer le consentement des candidats

    Paramétrage du formulaire de candidature

    Dans l'ATS Welcome to the Jungle Solutions > Paramètres > Legal & Compliance > Paramètres sur la conservation des données, vous pouvez configurer : 

    • La durée de rétention des données personnelles
    • Le lien vers votre politique de confidentialité
    • Préciser des éléments de votre politique de conservation des données

    💡 Il est fortement recommandé d'ajouter un lien vers votre politique de confidentialité dans le champ "URL" prévu à cet effet. Cette information doit être facilement accessible aux candidats selon la réglementation RGPD.

     

    ⏰ Paramétrer la durée de conservation des données

    Configuration de la durée de rétention

    Vous pouvez ajuster la durée de conservation des données personnelles entre 1 et 5 ans depuis l'onglet Legal & Compliance :

    1. Cliquez sur le bouton "Éditer" dans la section "Paramètres sur la conservation des données"
    2. Sélectionnez la durée souhaitée dans le menu déroulant

    Règles d'application

    La logique est identique pour :

    • Les candidats ayant postulé via Welcome to the Jungle
    • Les candidats ajoutés manuellement (extension Chrome ou saisie manuelle)

    ⚠️ Attention : Si vous choisissez une durée supérieure à 2 ans, vous devez être en mesure de le justifier auprès de l'autorité de contrôle.

    🗑️ Anonymiser une candidature (droit à l'oubli)

    Processus d'anonymisation manuelle

    Chaque fiche candidat dispose d'un bouton d'anonymisation dans la section "Gestion des données personnelles" :

    1. Rendez-vous sur la fiche du candidat en recherchant son adresse e-mail depuis l'onglet "Candidats"
    2. Localisez la section "Gestion des données personnelles" sous la lettre de motivation
    3. Cliquez sur la flèche pour afficher les options
    4. Utilisez le bouton "Anonymiser cette candidature"

    ⚠️ Important : L'anonymisation est irréversible et efface toutes les données personnelles (prénom, nom, email, téléphone, CV...) tout en conservant la candidature archivée.

    Anonymisation automatique

    Le système procède automatiquement à l'anonymisation à la fin de la période de consentement. Les candidatures sont alors archivées et prennent un nom de personnage fictif :

     

    🕵️ Retrouver une fiche candidat à anonymiser

    Méthode de recherche

    Lorsque vous recevez une demande de suppression de données :

    1. Copiez l'adresse email du candidat mentionnée dans l'email de demande
    2. Collez-la dans la barre de recherche de l'onglet "Candidats" Dans l'ATS

    Si la fiche n'apparaît pas

    • Un autre Administrateur de l’ATS a peut-être déjà traité la demande (si aucun DPO n'est déclaré, tous les Administrateurs de l’ATS reçoivent les demandes)
    • La fiche a peut-être été automatiquement anonymisée par le système, car elle a atteint la fin de période de consentement.

    Conseils pratiques

    ❓ FAQ

    Quelle est la durée de conservation par défaut des données candidats ? La durée par défaut est de 2 ans, conformément aux recommandations de la CNIL.

    Puis-je modifier la durée de conservation des données ? Oui, vous pouvez la paramétrer entre 1 et 5 ans depuis l'Espace administrateur. Au-delà de 2 ans, vous devez pouvoir justifier cette durée auprès de l'autorité de contrôle.

    L'anonymisation est-elle réversible ? Non, l'anonymisation est définitive et irréversible. Toutes les données personnelles sont effacées.

    Que se passe-t-il si je ne trouve pas la fiche d'un candidat à anonymiser ? La fiche a probablement déjà été traitée par un collègue ou automatiquement anonymisée par le système à l'expiration du délai de consentement.

    Les candidats ajoutés manuellement sont-ils traités différemment ? Ils suivent les mêmes règles de conservation, mais ne reçoivent pas d'email de notification lors de la suppression de leurs données.

    Comment puis-je centraliser les demandes de suppression ? En déclarant un DPO dans votre organisation, toutes les demandes lui seront adressées exclusivement.

     

    🆘 Si vous avez d'autres questions, vous pouvez nous contacter sur le widget d'assistance en bas à droite !