Que faire lorsque je ne retrouve pas une fiche candidat que je dois anonymiser ? 🤷‍♀️

💡 Si vous venez de recevoir un mail de notre part suite à la demande de suppression de données d’un candidat mais que vous ne trouvez pas sa fiche, cet article est fait pour vous !

🕵🏻‍♀️ Retrouver la fiche d’un candidat

Dans l’e-mail de demande de suppression, nous indiquons l’adresse e-mail du candidat concerné. Pour retrouver la fiche correspondante, vous devez copier/ coller l’adresse dans la barre de recherche de l’onglet “Candidats” :

🫥 Si la fiche n’apparaît pas…

Vous êtes Administrateur

Deux possibilités :

• Il est fort probable qu’un de vos collaborateurs ait déjà réalisé l’opération avant vous ! En effet, si vous n’avez pas déclarer de DPO, les demandes de suppression sont automatiquement envoyées à tous les Administrateurs de votre organisation.
• Si aucun Administrateur n’a anonymisé la fiche, il est également possible que la fiche ait été supprimée automatiquement par le système. Lorsque le délai de consentement de rétention des données est dépassé (par défaut 2 ans comme préconisé par la CNIL), l’ATS va anonymiser automatiquement la fiche et l’archiver. La fiche va prendre le nom d’un personnage fictif et ne sera plus visible dans la pipeline de l'offre.

💡Vous souhaitez centraliser les demandes de suppression vers une seule et unique personne ? Il vous suffit de déclarer votre DPO en suivant les étapes indiquées dans cet article.

Vous êtes DPO

• Si la fiche n’apparaît pas dans la barre de recherche, c’est que la fiche n’existe déjà plus ! En effet, notre ATS anonymise automatiquement les fiches candidat qui dépassent la durée légale de consentement de rétention des données (par défaut 2 ans comme préconisé par la CNIL).

💡Pour pouvoir modifier la durée de rétention des données, n’hésitez pas à consulter cet article qui vous montre comment faire !

👍 Quelques conseils 

Surtout veillez bien à vérifier qu’aucune donnée ne concernant ce candidat ne soit stockée sur d’autres logiciels en interne.

Une fois que c’est fait, il vous suffit de confirmer au candidat que ses données sont bien effacées (en utilisant l’adresse e-mail disponible dans le mail initial de demande de suppression).

🆘 Si vous avez des questions suite à la lecture de cet article, vous pouvez nous contacter sur le widget d'assistance en bas à droite, ou sur le formulaire de contact à ce lien