Update RGPD 2022 - Information aux candidats de la conservation de leur CV dans Welcome Kit

Table des matières

    Vous souhaitez en savoir plus sur comment informer vos candidats par email que vous souhaitez conserver leur CV dans votre CVthèque? 

    Cet article est fait pour vous !

     

    💫 Du nouveau !

    Nous avons fait des modifications dans les emails types de traitement des candidatures afin de permettre au recruteur d’informer son candidat qu’il conservera son CV pendant 2 ans (durée paramétrable depuis votre centre « Legal & Compliance » dans le Welcome Kit) dans sa CVthèque afin de le recontacter en cas de nouvelle opportunité, sauf si le candidat s’y oppose.

     

    Si vous avez personnalisé vos emails de traitement de candidature, nous vous recommandons de les adapter afin de bien informer vos candidats de votre intention de conserver leurs données personnelles au-delà du traitement de leur candidature afin d’être en conformité avec vos obligations au titre du RGPD.

     

    🔎 Les modifications en détail

    Les emails types de réponse aux candidats (accusé de réception de réponse, réponse négative à l’issue du processus de recrutement, email de rappel à l’issue de la période initiale de conservation du CV) ont été mis à jour, afin d’inclure une information claire pour le candidat sur :

    (i)              La durée de conservation du CV par le recruteur, fixée par défaut à 2 ans (durée paramétrable depuis votre centre « Legal & Compliance » dans le Welcome Kit), et 

    (ii)             Le droit du candidat de s’opposer à cette conservation par simple envoi d’email.

     

    ✒️ Comment modifier les emails ?🤔

    Si vous utilisiez déjà les emails types

    Vous n’avez rien à faire, ils sont automatiquement mis à jour !

     

    Si vous avez personnalisé vos emails types

    Nous vous recommandons d’ajouter les mentions suivantes dans vos emails :

     

    1. Mention à ajouter dans votre email d’accusé de réception de candidature :

      « Par ailleurs, dans l'hypothèse où nous ne retiendrions pas votre candidature, nous vous proposons de conserver votre CV pendant [2 ans] dans notre CVthèque afin de vous recontacter si nous ouvrons un poste correspondant à votre profil. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez nous en informer par retour d'email". 


    2. Mention à ajouter dans votre email de refus de candidature : 

      « Par ailleurs, nous vous proposons de conserver votre CV pendant [2] ans dans notre CVthèque afin de vous recontacter si nous ouvrons un poste correspondant à votre profil. Si vous ne le souhaitez pas, vous pouvez nous en informer par retour d'email. »


    3. Mention à ajouter dans votre email de rappel à 2 mois de l’issue de la période initiale de conservation du CV

          Pensez à préciser au candidat :

      (i)              la durée supplémentaire pour laquelle vous souhaiteriez conserver son CV, et

      (ii)             qu’en l’absence de réponse de sa part, vous supprimerez son CV à l’issue de la période initiale de conservation.

       

    4. Mention à ajouter dans votre email de rappel à 1 mois de l’issue de la période initiale de conservation du CV

                       Pensez à préciser au candidat :

    (iii)            la durée supplémentaire pour laquelle vous souhaiteriez conserver son CV, et

    (iv)            qu’en l’absence de réponse de sa part, vous supprimerez son CV à l’issue de la période initiale de conservation.

     

    🆘 Si vous avez d'autres questions, vous pouvez nous contacter sur ce formulaire