Ouvrir les licences aux collaborateurs 🔑
Table des matières
En tant qu'administrateur du compte Welcome Originals, vous pouvez inviter vos collaborateurs à rejoindre la plateforme de deux façons différentes :
- Soit en créant votre page d'invitation personnalisée
- Soit en ajoutant leur adresse mail directement dans l'outil
Option 1 - Inviter vos collaborateurs à visiter votre page d'invitation
1 - La page d'invitation de l'entreprise
Toute entreprise dispose d'une page d'invitation personnalisée avec un logo et un texte à personnaliser (voir les deux zones encadrées ci-dessous). Cette page d'invitation Welcome Originals est une landing page personnalisée, qui permet aux collaborateurs via un lien permanent de se créer un accès à Welcome Originals.
Cette page d'invitation est spécifique à chaque entreprise et constitue la clé d'entrée pour les collaborateurs sur Welcome Originals.
L'URL de cette page (propre à chaque entreprise) est constituée de la sorte :
https://www.welcomeoriginals.com/organization/nomdel'entreprise/invite/codeuniquesecret
🔒 Ce lien est donc réservé aux collaborateurs de l'entreprise : il n'a pas vocation à être partagé en dehors de ce cercle.
2 - Paramétrer la page d'invitation
Le paramétrage de cette page vous permet de rajouter un message personnalisé de la part de l'entreprise pour donner plus de contexte aux collaborateurs.
Ce lien peut être désactivé et/ou réinitialisé facilement ; pour vous assurer que seuls vos collaborateurs l'utiliseront.
Pour partager ce lien, cliquer dans le bandeau à gauche sur le bouton "Membre", puis sur le bouton noir "Copier". Vous n'aurez plus qu'à distribuer ce lien au bon endroit !
👍 L'avantage de cette option d'invitation est que l'entreprise maîtrise toute sa communication : elle n'a qu'à transmettre le lien de la page à ses collaborateurs via un email de la direction, une newsletter du département RH, une bonne nouvelle dans Slack (....) et le tour est joué !
3 - Côté collaborateur
Pour accéder à Welcome Originals, et activer leur licence, les collaborateurs n'auront qu'à cliquer sur le lien qui leur a été transmis, et sur le bouton jaune "s'inscrire". Pour activer leur licence, ils n'auront qu'à ajouter l'adresse email et configurer leur mot de passe pour activer leur licence.
Option 2 - Ajouter les adresses mail de chaque collaborateur dans Welcome Originals
A - Renseigner les adresses email
Cette option vous permet d'envoyer les invitations depuis Welcome Originals aux collaborateurs de votre choix.
Cette option nécessite d'avoir à portée de main la liste d'adresses email de vos collaborateurs.
Cliquer dans le bandeau à gauche sur le bouton "Membre", puis en haut à droite sur le bouton jaune "Inviter des collaborateurs".
Une popup s'ouvrira, dans laquelle vous n'aurez qu'à insérer la liste des adresses mails concernées.
B - Côté collaborateur
Chaque collaborateur recevra un email l'invitant à rejoindre Welcome Originals, et à activer son invitation. Le collaborateur qui n'aura pas activé sa licence avec cette option recevra deux mails de relance automatique.
👍 L'un des avantages en choisissant cette option, est que les emails sont envoyés directement depuis Welcome Originals, et que vous n'avez pas à gérer les relances aux collaborateurs : elles sont automatiques.
Pour créer ses accès à partir de cet email les collaborateurs seront guidés - quelques clics, et le tour est joué.