Echanger avec ses candidats 💌

Table des matières

💡 Si vous voulez comprendre comment échanger avec les candidats qui postulent à vos offres, cet article est fait pour vous !

1 - Echanger par mail depuis la plateforme

A. Envoyer un email

Les échanges avec les candidats depuis Welcome to the Jungle Solutions ATS se font très facilement. Dans cet article nous vous avons présenté la structure d'une candidature / carte candidat.

Pour envoyer un email à un candidat, allez dans Welcome to the Jungle Solutions ATS, ouvrez la candidature de votre choix, et cliquez sur l'onglet email.

Vous pourrez écrire votre message dans l'encart dédié et l'envoyer directement depuis Welcome to the Jungle Solutions ATS.

Tous les recruteurs ayant accès à l'offre peuvent échanger avec tous les candidats, modifier l'objet de l'email, envoyer un template ou un email personnalisé.

Vous pouvez également différer l'envoi de l'email en sélectionnant l'encart "Planifier l'envoi " :

B. Suivre les échanges par mail avec le candidat

Le fait d'envoyer un mail à un candidat assigne automatiquement le candidat au recruteur en question. Dès qu'il envoie un mail, est cochée par défaut la case : "M'assigner à cette candidature pour être notifié(e) des futurs échanges". Il est tout à fait possible de la décocher, afin de ne plus recevoir de notifications sur les échanges futurs du candidat avec n'importe quel recruteur.

Lorsqu'un candidat vous répond, vous recevez une notification par email et l'échange est transcrit directement dans votre boîte mail. (Voir la capture d'écran ci-dessous)

2 - Soigner et préparer ses templates d'email

Les templates de mail ont pour objectif de vous faire gagner du temps en personnalisant les réponses envoyées aux candidats aux différentes étapes du processus de recrutement.

A. Organisation des templates

Pour accéder à la configuration des Templates, rendez-vous dans Paramètres > Templates de mail.

Deux templates de mail par défaut sont programmés pour être envoyés aux candidats ; ils peuvent bien sûr être modifiés par vos soins en cliquant dessus (comme sur le screenshot ci dessous)
- Le mail "Candidature Reçue" est envoyé automatiquement à tous les candidats ayant postulé à une annonce ou en candidature spontanée. Celui-ci peut être personnalisé ou désactivé.
- Le mail "Candidature Refusée" est notamment utilisé lorsque vous vous servez de la fonctionnalité "Refuser et envoyer un email" depuis un profil candidat.

Vous pouvez créer autant de templates de mail que vous le souhaitez.
⚠️ Notez qu'ils sont communs à tous les membres de votre organisation. Aussi, pour une meilleure gestion de ces derniers, nous vous conseillons d'adopter une nomenclature claire et précise partagée à tous les recruteurs.
- Par exemple en commençant par l'issue à donner à la candidature : Yes or No, et les étapes après lesquelles cette décision a été prise.
  #No_CV ; #No_Case_Study ; #No_Interview ; #Yes_Meeting ; #Yes_Phone_Call ; #No_Hired_Recently...
- Par exemple en assignant des templates différents à chaque recruteur : #Hermione_No_Screening ; #Harry_Yes_Interview...

B. Best practices

Partagez le lien vers votre vitrine Welcome to the Jungle ! En effet, cette vitrine est un très bon outil pour aider les candidats à préparer leurs entretiens. Nous vous conseillons dans le maximum de templates de mail possibles d'encourager les candidats à la visiter. Pour faire figurer un lien hypertexte (texte pointant vers un URL), il vous faudra mettre le texte concerné entre crochets [texte] et y accoler sans espace l'URL vers lequel pointe ce texte entre parenthèses (http://mon-url.com).

Utilisez la syntaxe Markdown ! Cela vous permettra de mettre en avant les éléments clés de votre développement, en gras, en italique... (Pour en savoir plus, consultez cet article).
- Pour faire figurer une image ou un GIF, il faudra impérativement l'héberger grâce à un URL dédié (via un service type Imgur ou Lightshot) puis utiliser le format suivant, qui ne contient aucun espace.
- Si votre image n'a pas de nom, vous pouvez laisser l'expression entre crochets vides : [].

Utilisez les variables ! En plus de gagner du temps, l'utilisation de variables vous permettra de vous assurer une personnalisation de votre email pour le candidat. Voici ci-dessous les différentes variables que vous pouvez utiliser !

3 - Côté candidat

Cette 3ème partie est faite pour vous présenter comment le candidat reçoit ces échanges avec le recruteur pour ses candidatures hébergées sur Welcome to the Jungle Solutions ATS. Il peut échanger avec le recruteur depuis son espace Welcome to the Jungle ou depuis sa boîte mail.

A. Depuis son espace Welcome to the Jungle

Sur son espace, le candidat peut suivre le statut de sa candidature, retrouver les mails reçus de la part du recruteur mais aussi en envoyer. Le GIF ci dessous est un aperçu de son espace d'échanges.

B. Depuis sa boîte mail

La capture d'écran ci-dessus montre également l'échange par email d'un point de vue candidat.
Comme vous pouvez l'observer, le candidat n'a pas accès à l'adresse email du recruteur, mais à une adresse cryptée.
Ce qu'il voit du nom du recruteur sont les informations renseignés dans les paramètres personnels. Pour les modifier, veuillez consulter cet article

🆘 Si vous avez d'autres questions, vous pouvez nous contacter sur le widget d'assistance en bas à droite, ou sur le formulaire de contact à ce lien