4- Echanger avec ses candidats

Table des matières

    1- Echanger par mail depuis la plateforme

    A. Envoyer un email

     

    Les échanges avec les candidats depuis Welcome Kit se font très facilement. Dans cet article nous vous avons présenté la structure d'une candidature / carte candidat. 

    Pour envoyer un email à un candidat, aller dans Welcome Kit, ouvrir la candidature de votre choix, et cliquer sur l'onglet email.

    Vous pourrez écrire votre message dans l'encart dédié et l'envoyer depuis Welcome Kit.

    Tous les recruteurs ayant accès à l'offre peuvent échanger avec tous les candidats ; modifier l'objet de l'email, envoyer un template ou un email personnalisé. 

     

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    B. Suivre les échanges par mail avec le candidat

    Le fait d'envoyer un mail à un candidat assigne automatiquement le candidat au recruteur en question. Dès qu'il envoie un mail, est cochée par défaut la case : "M'assigner à cette candidature pour être notifié(e) des futurs échanges". Il est tout à fait possible de la décocher, afin de ne plus recevoir de notifications sur les échanges futurs du candidat avec n'importe lequel recruteur. 

    Lorsqu'un candidat vous répond, vous recevez une notification par email et l'échange est transcrit directement dans votre boîte mail. (Voir la capture d'écran ci-dessous)

     

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    2- Soigner et préparer ses templates d'email 

     Les templates de mail ont pour objectif de vous faire gagner du temps en personnalisant les réponses envoyées aux candidats aux différentes étapes du processus de recrutement.

     

    A- Organisation des templates

     

    Pour accéder à la configuration des Templates, rendez-vous dans Paramètres > Templates de mail.

    • Deux templates de mail par défaut sont programmés pour être envoyés aux candidats ; ils peuvent bien sûr être modifiés par vos soins en cliquant dessus (comme sur le screenshot ci dessous)  
      • Le mail "Candidature Reçue" est envoyé automatiquement à tous les candidats ayant postulé à une annonce ou en candidature spontanée. Celui-ci peut être personnalisé ou désactivé.
      • Le mail "Candidature Refusée" est notamment utilisé lorsque vous vous servez de la fonctionnalité "Refuser et envoyer un email" depuis un profil candidat.

     

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    • Vous pouvez créer autant de templates de mail que vous le souhaitez.
      ⚠️ Notez qu'ils sont communs à tous les membres de votre organisation. Aussi, pour une meilleure gestion de ces derniers, nous vous conseillons d'adopter une nomenclature claire et précise partagée à tous les recruteurs. 
      • Par exemple en commençant par l'issue à donner à la candidature : Yes or No, et les étapes après lesquelles cette décision a été prise.
        #No_CV ; #No_Case_Study ; #No_Interview ; #Yes_Meeting ; #Yes_Phone_Call ; #No_Hired_Recently...
      • Par exemple en assignant des templates différents à chaque recruteur : #Hermione_No_Screening ; #Harry_Yes_Interview...

     

    B- Best practices

    • Partagez le lien vers votre vitrine Welcome to the Jungle ! En effet, cette vitrine est un très bon outil pour aider les candidats à préparer leurs entretiens. Nous vous conseillons dans tous les templates de mail possible d'encourager les candidats à la visiter (que ce soit pour de la chasse, mais aussi pour toute autre candidature. (Pour faire figurer un lien hypertexte (texte pointant vers un URL), il vous faudra mettre le texte concerné entre crochets [texte] et y accoler sans espace l'URL vers lequel pointe ce texte entre parenthèses (http://mon-url.com).

       

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    • Utilisez la syntaxe Markdown ! Cela vous permettra de mettre en avant des éléments clés de votre développement, en gras, en italique... (Pour en savoir plus, consultez cet article).
      • Pour faire figurer une image, ou un GIF, il vous faudra impérativement héberger cette dernière à un URL dédié (via un service type Imgur ou Lightshot) puis utiliser le format suivant, qui ne contient aucun espace. 
      •   Si votre image n'a pas de nom, vous pouvez laisser l'expression entre crochets vides : [].

     

    • Utilisez les variables ! En plus de gagner du temps, l'utilisation de variables vous permettra de vous assurer une personnalisation de votre email pour le candidat. Voici ci-dessous les différentes variables que vous pouvez utiliser !

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    3- Côté candidat

     

    Cette 3ème partie est faite pour vous présenter comment un candidat vit les échanges avec un recruteur pour ses candidatures hébergées sur Welcome Kit.  Il peut échanger avec le recruteur depuis son espace Welcome to the Jungle ou depuis sa boîte mail. 

     

    A. Depuis son espace Welcome to the Jungle

     

    Un candidat peut consulter sur son espace sa candidature, voir le statut qui lui est assigné, et recevoir des emails et en envoyer. Le GIF ci dessous est un aperçu de son espace d'échanges. 

     

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    B. Depuis sa boîte mail 

     

    La capture d'écran ci-dessus montre également l'échange par email d'un point de vue candidat. 
    Comme vous pouvez l'observer, le candidat n'a pas accès à l'adresse email du recruteur, mais à une adresse cryptée. 
    Ce qu'il voit du nom du recruteur sont les informations renseignés dans les paramètres personnels. Pour les modifier, veuillez consulter cet article

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