Choisir les rôles et ajouter les membres dans l'ATS 🔑
Table des matières
💡 Maintenant que vous avez signé le DPA, choisi vos modalités de paiement, organisé vos offres, il est temps de décider à qui ouvrir des accès à votre ATS, et quels accès ouvrir. Cet article vous explique tout ça !
1 - Découvrez les 3 statuts disponibles sur l'ATS
🔐 Admin : ils peuvent tout faire dans l'outil
🔑 Simple membre : ils peuvent tout faire dans l'outil à l'exception des éléments suivants :
- Gestion des modalités de paiement
- Création d'un site carrière (si vous voulez en savoir plus sur le site de carrière, rendez-vous directement à la section "Construisez votre processus de recrutement" )
🔒 Membre restreint :
- Peuvent uniquement consulter les candidatures pour les offres auxquelles ils sont recruteurs assignés
- Ne peuvent pas créer d'offres
- Ne peuvent pas éditer d'offres déjà créées
⚠️ Un membre restreint aura accès à toutes les candidatures liées aux offres d'emploi où il est assigné, même si certaines candidatures sont archivées dans l'onglet candidats.
Veuillez noter que vous ne pouvez pas cacher certaines informations telles que les packages ou autres à certaines personnes de l'équipe. L'intégralité des commentaires et évaluations sont ouverts à tout membre qui suit les offres d'emploi.
2 - Déterminez le rôle adéquat pour chaque recruteur
Il est temps de réfléchir aux collaborateurs qui auront besoin d'accéder à l'outil dans un temps proche. Ayez en tête que vous disposez d'un nombre illimité de licences, vous n'avez donc pas besoin de vous restreindre en nombre d'accès.
Demandez-vous à quels éléments vous souhaitez donner accès aux équipes :
Les équipes RH doivent-elles être les seules à pouvoir publier des offres d'emploi ? Souhaitez-vous que ces équipes puissent ouvrir accès à l'outil à toute personne de votre entreprise ?
- Si vous souhaitez qu'un collaborateur puisse publier/republier des offres d'emploi, il devra accéder au moins au rôle de Simple membre.
- Si vous voulez qu'un collaborateur puisse inviter d'autres collaborateurs à rejoindre vos équipes, vous devrez lui ouvrir les accès de "Gestion des Utilisateurs"
- Si vous êtes seul responsable des recrutement, et que vous souhaitez garder le contrôle sur cet espace de travail, et limiter l'accès à la donnée pour des raisons de RGPD, vous pouvez distribuer un accès restreint aux équipes. Elles ne pourront intervenir que sur les candidatures des offres auxquels elles sont affectées.
Nous vous conseillons d'avoir au moins 2 membres administrateurs, en cas de vacances (...) car Welcome to the Jungle ne prend jamais la responsabilité d'ouvrir l'accès à un membre en raison de la réglementation du RGPD.
3 - Invitez les collaborateurs à rejoindre votre ATS
🔒 Pour ajouter des membres sur votre ATS, vous devez avoir le statut d'Administrateur, et disposer du droit à la gestion des utilisateurs..
Enfin, une fois que vous avez dressé la liste de tous vos membres susceptibles d'interagir avec l'ATS à un moment donné, et que vous avez décidé de chaque rôle, vous pouvez créer un accès au produit à chacun.
Pour ajouter des membres, allez sur la page d'accueil de Welcome to the Jungle Solutions, puis cliquez sur votre avatar, puis sur le bouton "Membres" en bas à gauche de l'écran. Une fois sur la page, Cliquez sur le bouton jaune "Ajouter un membre" :
Remplissez les informations nécessaires, et sélectionnez les rôles adéquats pour chacun.
Quand vous invitez un nouveau membre à rejoindre sur l'ATS, il recevra une invitation par email (voir screenshot ci-dessous).
🎉 Félicitations - Vous avez achevé le setup admin !
🆘 Si vous avez d’autres questions, vous pouvez nous contacter sur le widget d’assistance en bas à droite!