Choisir les rôles et ajouter des équipes dans Welcome Kit 🔑

Table des matières

    💡 Maintenant que vous avez signé le DPA, choisi vos modalités de paiement, organisé vos offres, il est temps de décider à qui ouvrir des accès Welcome Kit, et quels accès ouvrir. Cet article vous explique tout ça !

     

    1 - Découvrez les 3 statuts disponibles sur Welcome Kit

    🔐  Admin : ils peuvent tout faire dans l'outil

    🔑  Simple membre : ils peuvent tout faire dans l'outil à l'exception des éléments suivants :

    • Gestion des modalités de paiement
    • Ouverture d'accès à Welcome Kit aux collaborateurs
    • Création d'un site carrière (si vous voulez en savoir plus sur le site de carrière, rendez-vous directement à la section "Construisez votre processus de recrutement" )

    🔒  Membre restreint

    • Peuvent uniquement consulter les candidatures pour les offres auxquelles ils sont recruteurs assignés
    • Ne peuvent pas créer d'offres
    • Ne peuvent pas éditer d'offres déjà créées

    ⚠️ Un membre restreint aura accès à toutes les candidatures liées aux offres d'emploi où il est assigné, même si certaines candidatures sont archivées dans l'onglet candidats.

    Veuillez noter que vous ne pouvez pas cacher certaines informations telles que les packages ou autres à certaines personnes de l'équipe. L'intégralité des commentaires et évaluations sont ouverts à tout membre qui suit les offres d'emploi.

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    2 - Déterminez le rôle adéquat pour chaque recruteur 

    Il est temps de réfléchir aux collaborateurs qui auront besoin d'accéder à l'outil Welcome Kit dans un temps proche. Ayez en tête que vous disposez d'un nombre illimité de licences du Welcome Kit, vous n'avez donc pas besoin de vous restreindre en nombre d'accès. 

    Demandez-vous à quels éléments vous souhaitez donner accès aux équipes :

    Les équipes RH doivent-elles être les seules à pouvoir publier des offres d'emploi ? Souhaitez-vous que ces équipes puissent ouvrir accès à l'outil à toute personne de votre entreprise ? 

    • Si vous souhaitez qu'un collaborateur puisse publier/republier des offres d'emploi, il devra accéder au moins au rôle de Simple membre
    • Si vous voulez qu'un collaborateur puisse inviter d'autres collaborateurs à rejoindre vos équipes, vous devrez lui accorder le rôle d'administrateur
    • Si vous êtes seul responsable des recrutement, et que vous souhaitez garder le contrôle sur cet espace de travail, et limiter l'accès à la donnée pour des raisons de RGPD, vous pouvez distribuer un accès restreint aux équipes. Elles ne pourront intervenir que sur les candidatures des offres auxquels elles sont affectées. 

    Nous vous conseillons d'avoir au moins 2 membres administrateurs, en cas de vacances (...) car Welcome to the Jungle ne prend jamais la responsabilité d'ouvrir l'accès à un membre en raison de la réglementation du RGPD. 
     

    3 - Invitez les collaborateurs à rejoindre Welcome Kit

    🔒 Pour ajouter des membres sur Welcome Kit, vous devez avoir le statut d'admin.

    Enfin, une fois que vous avez dressé la liste de tous vos membres susceptibles d'interagir avec l'ATS à un moment donné, et que vous avez décidé de chaque rôle, vous pouvez créer un accès à Welcome Kit à chacun.

    Pour ajouter des membres, cliquez sur Paramètres > Membres > Xliquez sur le bouton jaune "Nouveau membre" > Remplissez les informations nécessaires, et sélectionnez le rôle de votre choix.

    📹 Ce Gif vous montre comment ajouter un nouveau membre   

    Membre_PT.gif

     

    Quand vous invitez un nouveau membre à rejoindre Welcome Kit, il recevra par email une invitation à rejoindre Welcome Kit (voir screenshot ci-dessous).

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     🎉 Félicitations - Vous avez achevé le setup admin ! 

     

    🆘 Si vous avez d’autres questions, vous pouvez nous contacter sur le widget d’assistance en bas à droite!

     

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